Het order to cash proces, ook wel aangeduid als OTC of O2C, is het proces dat de order aflegt van de initiele bestelling tot de betaling en analyse. In dit proces worden verschillende Dit betekent het afhandelen van alle aspecten van de verkoop, inclusief het verzenden van de artikelen, het innen van de betaling, het maken van facturen en het rapporteren over het end-to-end proces. De OTC heeft invloed op uw bedrijfsresultaten en relaties met uw klanten, dus het proces moet goed worden geoptimaliseerd.
Order to cash proces
Waarom is het order to cash proces zo belangrijk?
Het order to cash proces is een de belangrijkste primaire bedrijfsprocessen. Het proces heeft direct invloed op de inkomsten die worden gerealiseerd, de leveringssnelheid van het product, het klantcontact en, heel belangrijk, het klantbehoud. Het optimaliseren van het order to cash proces kan verschillende voordelen opleveren zoals:
- Debiteurenrisico eerder en beter inschatten
- Verbeterd facturatie proces
- Minder herhalende taken voor uitvoerend personeel
- Verlagen van de DSO
- Hogere incassoresultaten
- Altijd voldoende voorraad door goed voorraadbeheer
- Snellere orderverwerking
Order 2 cash proces stappen
De stappen in het order to cash proces kan verschillen per organisatie. Dit is afhankelijk van het type product dat wordt geleverd (voorraad, maatwerk), de service die wordt aangeboden of de betaalafspraken die zijn afgesproken.
1
1
Stap 1 - Ontvang order
Op het moment dat de order wordt ontvangen wordt deze verwerkt in het ordersysteem. Met het aanmaken van deze order worden verschillende teams, mensen en systemen op de hoogte gebracht.
Het order to cash proces is officieel gestart.
2
2
Stap 2 - Kredietwaardigheid
Finance controleert de geplaatste order en doet een krediet check op de klant. Afhankelijk van de uitkomst van de kredietwaardigheid van de klant zet het systeem de order door naar het fullfilment team.
3
3
Stap 3 - Order verwerken
De order wordt gereed gemaakt voor verzending. De voorraad wordt gecontroleerd middels het voorraadsysteem. Indien op voorraad wordt de locatie van het artikel teruggekoppeld op de picklijst en kan de orderpicker de benodigde artikelen rapen en klaar zetten voor verzending.
4
4
Stap 4 - Verzenden order
De adresgegvens van de klant worden uit het CRM systeem gehaald en ingeladen in de applicatie van de transportbedrijf. Zorg er voor dat de zending tijdig wordt aangemeld en voorkom slechte ervaringen door late leveringen. De applicatie van het transportbedrijf koppelt de track & trace terug aan het CRM systeem. Deze kan automatisch worden doorgestuurd naar de klant. Zo is deze altijd op de hoogte.
5
5
Stap 5 - Facturatie
Wanneer het product is verzonden worden alle factuurgegevens verzameld en samengevoegd in het facturatie programma. De klant ontvangt zijn factuur, al dan niet met betaallink in zijn mail.
6
6
Stap 6 - Incasseren factuurbedrag
Een belangrijke stap in het proces. Het incasseren van de betaling van de order. Maak het jouw klant zo makkelijk mogelijk door verschillende (digitale) betaalmogelijkheden aan te bieden. Zorg tevens dat je directe terugkoppeling krijgt wanneer er een betaling is verricht. Dit kan direct worden verwerkt in het systeem waarmee de order volledig kan worden afgerond.
7
7
Stap 7 - Analyse
Maak dagelijks, wekelijks of maandelijks een analyse van het order to cash proces. Kijk waar optimalisatie en automatisering slagen gemaakt kunnen worden. Voer veranderingen door en blijf constant het order to cash proces optimaliseren!
Lead to Cash
Zoals je hebt kunnen lezen worden activiteiten die leiden tot een order niet opgenomen in het order to cash proces. Echter betekent dit niet dat alle marketing en verkoopactiviteiten kunnen worden gestopt na het plaatsen van een order. Middels verschillende marketing activiteiten kunnen klanten bijvoorbeeld worden warm gemaakt om een herhaal aankoop te doen, of om het gevoel bij jouw merk nog verder te verhogen. De laatste jaren zien we steeds vaker dat bedrijven ook de marketing en sales opnemen in het proces. Het order to cash proces veranderd dan in het Lead to Cash proces.