Uw debiteurenbeheer automatiseren

Is debiteurenopvolging een gevoelig onderwerp?

Het opvolgen van uw debiteuren wordt veelal aanzien als een delicate kwestie. Klanten aanmanen tot tijdig betalen ligt vaak gevoelig. Toch is het niet meer dan normaal dat, wanneer een bedrijf haar product of dienst correct en volgens de afspraken aanlevert, ook de klant zijn deel van de overeenkomst naleeft en dus correct en tijdig betaalt.

Omdat debiteurenopvolging dus vaak als “gevoelig” wordt ervaren, durven veel bedrijven hier niet te streng mee omgaan. Onterecht, en een gemiste kans voor het financiële departement om een positieve impact op de bottom line te hebben.

Het is belangrijk om te weten waarom u wilt automatiseren. Wat is uw doel? Hoogstwaarschijnlijk is dat een beter resultaat boeken, maar denk zeker ook aan uw klantbehoud. Pas dan kan u de taken en acties binnen uw debiteurenbeheer die u wilt automatiseren in kaart brengen.

Waarom uw debiteurenbeheer automatiseren

Alles verandert razendsnel. Technologie die vandaag gelanceerd wordt, is morgen misschien outdated. Hetzelfde zien we in creditmanagement. De opkomst van heel wat nieuwe tools (in de vorm van software voor debiteurenbeheer) staan ons toe om een aantal zaken te automatiseren.

Ook zaken als Machine Learning komen hierbij kijken. In eerste instantie is automatiseren logisch; in de meeste gevallen kan een machine sneller, accurater en in het algemeen beter werk verrichten dan een menselijke credit manager.

Natuurlijk geldt dit niet voor alle taken. Er is steeds een sociaal aspect verbonden aan debiteurenbeheer en het bewaken van de alignering tussen klantbenadering vanuit je bedrijf en de impact op creditmanagement, waarvoor menselijkheid noodzakelijk blijft. De boodschap is dus; automatiseer de juiste zaken. Automatiseer repetitieve acties, zodat er tijd vrijkomt de medewerker om uitzonderlijke situatie extra (menselijke) aandacht te geven.

Zo combineert u een beter resultaat én beter klantbehoud.

Automatische acties

Welke taken in uw debiteurenbeheer zijn kandidaten om te automatiseren? Dat hangt natuurlijk van het proces in uw bedrijf af. Los daarvan is het tegenwoordig mogelijk om haast alle stappen in order-to-cash te automatiseren. Denk hierbij aan:

• Verzenden van (digitale) facturen
• Toewijzen van betalingen
• Sturen van herinneringen en aanmaningen
• Segmentatie van uw debiteuren
• In rekening brengen van kosten
• Fraudedetectie
• Afbetalingsplannen
• A/B tests
• Inschakelen van Bots voor repetitieve acties
• ...

Een hele lijst dus! Vele van de acties hierboven zijn repetitief of tijdrovend. Het automatiseren hiervan kan grote winsten opleveren voor uw bedrijf, terwijl de debiteur ook beter af is. Hij kan namelijk sneller actie ondernemen (bijvoorbeeld met een digitale factuur), terwijl er in het geval van een uitzonderlijke situatie meer tijd is voor een medewerker om hem bij te staan.

Het automatiseren van uw debiteurenbeheer, wanneer goed uitgevoerd, is een absolute win-win situatie voor zowel u als uw klant.

Effectieve en efficiënte debiteurenopvolging

Er zijn een aantal aspecten die bij succesvolle debiteurenopvolging van belang zijn. Ook de technologische vooruitgang en de opkomst van verschillende software pakketten hebben de laatste jaren een invloed gehad op moderne debiteurenopvolging.

Hoe tevreden bent u over de huidige debiteurenopvolging in uw bedrijf? Hieronder zetten we 5 zaken op een rijtje die uw debiteurenbeheer naar een hoger niveau kunnen tillen.

1. Objectieve opvolging

Hoewel debiteurenbeheer wordt gezien als een proces tussen bedrijf en klant, gaat het eerste instantie over communicatie tussen mensen. We pleiten dus zeker niet minder menselijk contact - dit is een onmisbaar onderdeel van debiteurenopvolging.

Het menselijke aspect brengt echter ook enkele risico’s met zich mee. Als een medewerker bijvoorbeeld een mindere dag heeft (slecht geslapen, autopech, uren in de file…) mag dit absoluut geen impact hebben op de ervaring van uw debiteuren.

Uw klanten verdienen steeds op een objectieve manier een minimum aan respect en vertrouwen. Ook de “wanbetalers” - hoewel u deze best op een aangepaste manier benadert. Dat brengt ons bij segmentatie.

2. Segmenteer uw debiteuren

Veel bedrijven maken nog steeds te weinig onderscheid tussen hun debiteuren. Denk bijvoorbeeld aan het verschil tussen iemand die om persoonlijke redenen een betaling vergeet voor de eerste keer in 2 jaar tijd, tegenover een systematische wanbetaler. In veel gevallen zal de communicatie naar deze twee personen exact hetzelfde zijn na een gemiste betaling, eerste keer of niet.

Het is dus aangewezen om bij uw debiteurenopvolging op een correcte manier te personaliseren. Dit hoeft niet moeilijk te zijn; gezond verstand brengt ons bij enkele logische manieren om te segmenteren. Denk bijvoorbeeld aan:

• Frequente wanbetaler vs. eenmalig
• Nieuwe klant vs. trouwe klant
• Kleine klant vs. multinational (in geval van bedrijven)
  

Dit zijn maar enkele manieren om te segmenteren; er zijn talloze mogelijkheden in functie van uw bedrijf, type klanten, sector, locatie, …
Segmentatie van uw debiteurenopvolging hoeft verder geen moeilijke opdracht te zijn. De juiste software voor debiteurenbeheer kan u hierbij helpen.

3. Wees proactief naar uw debiteur toe

Heeft een debiteur een dag (of zelfs enkele uren) voor de vervaldag van de factuur nog niet betaald? Een eenvoudige e-mail, sms of telefoon kan de klant eraan herinneren om alsnog te betalen. Vaak gaat het immers niet om kwade wil, maar wordt een factuur vergeten of even opzij geschoven om persoonlijke redenen.

Hetzelfde geldt voor wanbetalers. Het is mogelijk dat een debiteur tijdelijk niet over de financiële middelen beschikt om de betaling correct uit te voeren. Als onderdeel van een proactieve debiteurenopvolging zou u deze klant een afbetalingsplan kunnen voorstellen, aangepast aan zijn situatie. Ook dit kan de juiste software automatisch voor u doen.

4. Automatiseer uw opvolging

Zoals hierboven al een aantal keren vermeld, staat moderne software voor debiteurenbeheer u toe om een aanzienlijk deel van het proces te digitaliseren, automatiseren of zelfs robotiseren.

Denk hierbij aan het opzetten van automatische flows, waarbij een reeks acties automatisch wordt uitgevoerd op de door u gekozen tijdstippen.

Het is niet de bedoeling om het menselijke aspect uit uw debiteurenopvolging te halen; integendeel. Het op de juiste manier automatiseren van verschillende repetitieve taken of zaken die simpelweg sneller door een computer worden uitgevoerd, maakt tijd vrij bij de medewerkers om uitzonderlijke situaties te bekijken en van menselijke tussenkomst te voorzien.

De kracht van flows

U kan ervoor kiezen om één of meerdere van de stappen in uw debiteurenbeheer te automatiseren. Op zichzelf kunnen ze reeds uw resultaten verbeteren, maar de echte kracht van automatisatie schuilt in het creëren van diverse gesegmenteerde flows.

Om écht sterke resultaten te boeken bij het automatiseren van uw debiteurenbeheer, kan u verschillende automatische acties aan elkaar koppelen om een “flow” te creëren. Bijvoorbeeld, uw wilt dat de factuur meteen via e-mail bij de klant terechtkomt. Als deze de mail 2 dagen later nog niet opende, ontvangt hij een sms. Heeft hij de mail geopend, maar de factuur niet betaalt? Dan ontvangt hij na een aantal dagen opnieuw een herinnering.

Na 2 weken is er nog steeds geen betaling. De debiteur wordt nu automatisch gebeld door het systeem. Hier geeft de klant aan dat hij de factuur niet kan betalen. Een afbetalingsplan, aangepast aan de situatie, wordt automatisch voorgesteld.

Zulke flows laten een credit manager toe om elke klant op een persoonlijke manier te benaderen, zonder dat hier extra werk bij aan te pas komt. Integendeel; alles is geautomatiseerd. Terwijl zo’n persoonlijke benadering natuurlijk betere resultaten oplevert.

Automatisatie in de praktijk

Debtor Process Automation (DPA) zal in de nabije toekomst een steeds belangrijkere rol innemen voor elke creditmanager. Snelheid is dan ook het toverwoord. Maar om de situatie zoals hierboven beschreven werkelijk te realiseren, is verrassend weinig nodig.

Alle functionaliteiten in het voorbeeld hierboven zijn beschikbaar mits het gebruik van de juiste software, die naadloos integreert met uw bestaande systeem voor debiteurenbeheer. Zo kan u reeds binnen enkele weken aan de slag met geautomatiseerd debiteurenbeheer.

Hoe ver staat uw proces voor debiteurenbeheer?

De vijf bovenstaande punten helpen u alvast op weg om uw debiteurenopvolging naar een hoger niveau te tillen. Naast deze zaken zijn er heel wat actiepunten die een bedrijf kan toepassen om haar proces voor debiteurenbeheer helemaal future-proof te maken.

Om een beeld te krijgen van eventuele actiepunten voor uw bedrijf kan u gratis de “Tech Gap” Check doen. Zo hebt u meteen een overzicht van mogelijke opportuniteiten en nieuwe trends op het vlak van debiteurenopvolging.

Ontdek hier de opportuniteiten in uw debiteurenbeheer →