5 Tips voor Beter Debiteurenbeheer

Is debiteurenopvolging een gevoelig onderwerp?

Het opvolgen van uw debiteuren wordt veelal aanzien als een delicate kwestie. Klanten aanmanen tot tijdig betalen ligt vaak gevoelig. Toch is het niet meer dan normaal dat, wanneer een bedrijf haar product of dienst correct en volgens de afspraken aanlevert, ook de klant zijn deel van de overeenkomst naleeft en dus correct en tijdig betaalt.

Omdat debiteurenopvolging dus vaak als “gevoelig” wordt ervaren, durven veel bedrijven hier niet te streng mee omgaan. Onterecht, en een gemiste kans voor het financiële departement om een positieve impact op de bottom line te hebben.

Succesvol debiteurenbeheer is een belangrijk onderdeel van uw bedrijfsactiviteiten. Als uw klanten immers niet correct betalen, kan dit grote gevolgen hebben voor de cashflow. Hieronder vindt u enkele tips voor een beter debiteurenbeheer.

Waarom uw debiteurenbeheer automatiseren

Alles verandert razendsnel. Technologie die vandaag gelanceerd wordt, is morgen misschien outdated. Hetzelfde zien we in creditmanagement. De opkomst van heel wat nieuwe tools (in de vorm van software voor debiteurenbeheer) staan ons toe om een aantal zaken te automatiseren.

Ook zaken als Machine Learning komen hierbij kijken. In eerste instantie is automatiseren logisch; in de meeste gevallen kan een machine sneller, accurater en in het algemeen beter werk verrichten dan een menselijke credit manager.

Natuurlijk geldt dit niet voor alle taken. Er is steeds een sociaal aspect verbonden aan debiteurenbeheer en het bewaken van de alignering tussen klantbenadering vanuit je bedrijf en de impact op creditmanagement, waarvoor menselijkheid noodzakelijk blijft. De boodschap is dus; automatiseer de juiste zaken. Automatiseer repetitieve acties, zodat er tijd vrijkomt de medewerker om uitzonderlijke situatie extra (menselijke) aandacht te geven.

Zo combineert u een beter resultaat én beter klantbehoud.

Tip #1: Segmenteer uw debiteuren, schaf de ‘eenheidsworst’ af

Een eerste belangrijke opportuniteit is het segmenteren van uw klanten. Veel bedrijven sturen momenteel bijvoorbeeld exact dezelfde aanmaning naar al hun debiteuren, terwijl er waarschijnlijk toch sterke verschillen zijn. Denk hierbij aan het eerdere betaalgedrag, het debiteurenrisico, grootte van de klant, hoe lang men al klant is, type klant (B2C, B2B, B2G)...

Op deze manier kan u elke klant een inningstraject laten doorlopen dat is aangepast aan zijn situatie. Het is uiteindelijk niet logisch dat een langdurige klant die om persoonlijke reden eenmaal laattijdige betaalt, een even streng bericht ontvangt als een nieuwe klant die meteen een wanbetaler blijkt te zijn.

Tip #2: Zorg voor een vlotte betaalervaring, “convenience is key”

Nog al te vaak lijken bedrijven het moeilijker te maken voor hun klanten om te betalen dan eigenlijk nodig is. Het is noodzakelijk om te beseffen dat elk obstakel in de betaalervaring van uw klant de kans op betaling verkleint. Voor succesvol debiteurenbeheer dient de klant dus zo eenvoudig mogelijk te kunnen betalen.

Ideaal is een betaalervaring aangepast aan de voorkeuren van de klant. Natuurlijk moet u hiervoor over de juiste gegevens beschikken, maar zodra dat het geval is (bijvoorbeeld met de juiste software voor debiteurenbeheer) kan u de klant benaderen op het moment en via het kanaal dat hem het beste uitkomt. Digitale facturatie, zoals e-mail en sms, kan hierin een grote rol spelen.

Tip #3: Focus op de visuele aspecten van uw factuur

Uit een onderzoek van Mail to Pay met eye-tracking technologie, blijkt dat de gemiddelde ontvanger van een factuur slechts naar een aantal zaken écht kijkt voor hij beslist om al dan niet te betalen. Het gaat voornamelijk om de visuele elementen zoals de titel en het logo (zie ook tip #4) bovenaan, de belangrijkste informatie (bedrag en reden van de factuur) en kaders of actieknoppen.

Opvallend hierbij is dat er relatief weinig aandacht gaat naar de effectieve tekst van de factuur of herinnering, vanaf de aanhef tot aan het te betalen bedrag. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat deze niet belangrijk is, maar voor de meeste impact op de resultaten van uw debiteurenbeheer focust u dus best op deze visuele elementen.

Tip #4: Creëer vertrouwen vanuit uw eigen naam

De meeste bedrijven werken enerzijds met software voor intern debiteurenbeheer en anderzijds met externe partners die hen ondersteunen in de eventuele latere fase van het inningstraject. In beide stadia gebeurt het maar al te vaak dat er wordt gecommuniceerd naar de debiteur vanuit meerdere bedrijfsnamen, zij het de naam van de software of die van een externe partner.

Voor de debiteur kan dit verwarrend zijn. Hij kent enkel uw naam, en wil ook enkel aan u betalen. Probeer dus het gebruik van externe namen of merken te beperken, en zorg voor tools die enkel uit uw eigen naam met uw klant communiceren.

Tip #5: Gebruik A/B testing om continu te verbeteren

Onder het motto ‘meten is weten’ kunnen we niet genoeg benadrukken wat voor krachtige tool A/B tests zijn. De voorkeuren en het betaalgedrag van uw debiteuren verandert steeds. Wat vandaag het beste werkt, is morgen misschien niet meer optimaal.

Om ervoor te zorgen dat uw debiteurenbeheer mee evolueert met uw klanten, kan uw A/B tests doen. Dankzij deze ‘experimenten’ weet u steeds welke acties nu het beste resultaat opleveren. Ook hier kan de juiste software voor debiteurenbeheer u helpen bij het opzetten van deze tests.

Hoe ver staat uw proces voor debiteurenbeheer?

De vijf bovenstaande punten helpen u alvast op weg om uw debiteurenopvolging naar een hoger niveau te tillen. Naast deze zaken zijn er heel wat actiepunten die een bedrijf kan toepassen om haar proces voor debiteurenbeheer helemaal future-proof te maken.

Om een beeld te krijgen van eventuele actiepunten voor uw bedrijf kan u gratis de “Tech Gap” Check doen. Zo hebt u meteen een overzicht van mogelijke opportuniteiten en nieuwe trends op het vlak van debiteurenopvolging.

Ontdek hier de opportuniteiten in uw debiteurenbeheer →