Debiteurenopvolging is een belangrijk deel van uw debiteurenbeheer. Het versturen van een aanmaning en het correct toewijzen van een betaling zijn onmisbaar voor succesvol creditmanagement en de financiële gezondheid van uw bedrijf.
In 5 stappen naar een optimale debiteurenopvolging
Is debiteurenopvolging een gevoelig onderwerp?
Het opvolgen van uw debiteuren wordt veelal aanzien als een delicate kwestie. Klanten aanmanen tot tijdig betalen ligt vaak gevoelig. Toch is het niet meer dan normaal dat, wanneer een bedrijf haar product of dienst correct en volgens de afspraken aanlevert, ook de klant zijn deel van de overeenkomst naleeft en dus correct en tijdig betaalt.
Omdat debiteurenopvolging dus vaak als “gevoelig” wordt ervaren, durven veel bedrijven hier niet te streng mee omgaan. Onterecht, en een gemiste kans voor het financiële departement om een positieve impact op de bottom line te hebben.
Effectieve en efficiënte debiteurenopvolging
Er zijn een aantal aspecten die bij succesvolle debiteurenopvolging van belang zijn. Ook de technologische vooruitgang en de opkomst van verschillende software pakketten hebben de laatste jaren een invloed gehad op moderne debiteurenopvolging.
Hoe tevreden bent u over de huidige debiteurenopvolging in uw bedrijf? Hieronder zetten we 5 zaken op een rijtje die uw debiteurenbeheer naar een hoger niveau kunnen tillen.
1. Objectieve opvolging
Hoewel debiteurenbeheer wordt gezien als een proces tussen bedrijf en klant, gaat het eerste instantie over communicatie tussen mensen. We pleiten dus zeker niet minder menselijk contact - dit is een onmisbaar onderdeel van debiteurenopvolging.
Het menselijke aspect brengt echter ook enkele risico’s met zich mee. Als een medewerker bijvoorbeeld een mindere dag heeft (slecht geslapen, autopech, uren in de file…) mag dit absoluut geen impact hebben op de ervaring van uw debiteuren.
Uw klanten verdienen steeds op een objectieve manier een minimum aan respect en vertrouwen. Ook de “wanbetalers” - hoewel u deze best op een aangepaste manier benadert. Dat brengt ons bij segmentatie.
2. Segmenteer uw debiteuren
Veel bedrijven maken nog steeds te weinig onderscheid tussen hun debiteuren. Denk bijvoorbeeld aan het verschil tussen iemand die om persoonlijke redenen een betaling vergeet voor de eerste keer in 2 jaar tijd, tegenover een systematische wanbetaler. In veel gevallen zal de communicatie naar deze twee personen exact hetzelfde zijn na een gemiste betaling, eerste keer of niet.
Het is dus aangewezen om bij uw debiteurenopvolging op een correcte manier te personaliseren. Dit hoeft niet moeilijk te zijn; gezond verstand brengt ons bij enkele logische manieren om te segmenteren. Denk bijvoorbeeld aan:
- Frequente wanbetaler vs. eenmalig
- Nieuwe klant vs. trouwe klant
- Kleine klant vs. multinational (in geval van bedrijven)
Dit zijn maar enkele manieren om te segmenteren; er zijn talloze mogelijkheden in functie van uw bedrijf, type klanten, sector, locatie, …
Segmentatie van uw debiteurenopvolging hoeft verder geen moeilijke opdracht te zijn. De juiste software voor debiteurenbeheer kan u hierbij helpen.
3. Wees proactief naar uw debiteur toe
Heeft een debiteur een dag (of zelfs enkele uren) voor de vervaldag van de factuur nog niet betaald? Een eenvoudige e-mail, sms of telefoon kan de klant eraan herinneren om alsnog te betalen. Vaak gaat het immers niet om kwade wil, maar wordt een factuur vergeten of even opzij geschoven om persoonlijke redenen.
Hetzelfde geldt voor wanbetalers. Het is mogelijk dat een debiteur tijdelijk niet over de financiële middelen beschikt om de betaling correct uit te voeren. Als onderdeel van een proactieve debiteurenopvolging zou u deze klant een afbetalingsplan kunnen voorstellen, aangepast aan zijn situatie. Ook dit kan de juiste software automatisch voor u doen.
4. Automatiseer uw opvolging
Zoals hierboven al een aantal keren vermeld, staat moderne software voor debiteurenbeheer u toe om een aanzienlijk deel van het proces te digitaliseren, automatiseren of zelfs robotiseren.
Denk hierbij aan het opzetten van automatische flows, waarbij een reeks acties automatisch wordt uitgevoerd op de door u gekozen tijdstippen.
Het is niet de bedoeling om het menselijke aspect uit uw debiteurenopvolging te halen; integendeel. Het op de juiste manier automatiseren van verschillende repetitieve taken of zaken die simpelweg sneller door een computer worden uitgevoerd, maakt tijd vrij bij de medewerkers om uitzonderlijke situaties te bekijken en van menselijke tussenkomst te voorzien.
5. Test uw proces én durf te verbeteren
Als uw debiteurenopvolging eenmaal sterke resultaten oplevert, is het de zaak om te blijven verbeteren en aanpassen waar nodig. Wat vandaag goed werkt, levert morgen misschien minder resultaten op.
De markt verandert, het betaalgedrag van uw debiteuren evolueert, en uw doelstellingen worden aangepast. Daarom is het belangrijk om verschillende flows, segmentaties, process,... te testen en toe te passen waar nodig.
Een handige manier om dit te realiseren is het toepassen van A/B testing. Zo kan u de resultaten van twee acties vergelijken waarbij de andere variabelen gelijk blijven. Opnieuw kan software voor debiteurenopvolging u hierbij helpen.
Hoe ver staat uw proces voor debiteurenbeheer?
De vijf bovenstaande punten helpen u alvast op weg om uw debiteurenopvolging naar een hoger niveau te tillen. Naast deze zaken zijn er heel wat actiepunten die een bedrijf kan toepassen om haar proces voor debiteurenbeheer helemaal future-proof te maken.
Om een beeld te krijgen van eventuele actiepunten voor uw bedrijf kan u gratis de “Tech Gap” Check doen. Zo hebt u meteen een overzicht van mogelijke opportuniteiten en nieuwe trends op het vlak van debiteurenopvolging.