Référence Les étudiant(e)s UvA et HvA paient mieux grâce à Mail to Pay.

De herinneringen en aanmaningen die daarop de deur uitgaan, verstuurt de afdeling met de softwareapplicatie van Mail to Pay. “Een gebruiksvriendelijk systeem, dat grote hoeveelheden aankan. We zijn er erg tevreden over”, aldus teamleider Terence Verwer.

Op de campussen van de UvA en de HvA lopen zo’n 95.000 studenten rond. Het collegegeld dat ze voor hun studie moeten betalen, maakt een deel van hen in één keer over. De andere groep laat het verschuldigde bedrag verspreid over tien maanden via een automatische incasso van hun bankrekening afschrijven. Ongeveer tien werkdagen na de incasso koppelt de bank terug of de transactie gelukt is of niet. “Gezien de storneringen, komt die incasso niet altijd even goed uit bij een aantal studenten”, zegt Terence. “Binnen een week na de melding van de bank versturen wij een e-mail met een betaallink naar deze studenten, zodat zij het openstaande bedrag alsnog kunnen betalen. Letterlijk een ‘mail to pay’, dus.”

Les rappels et les sommations sont envoyés par le département avec l’application du logiciel de Mail to Pay. « Un système souple à utiliser, qui supporte de grandes quantités. Nous en sommes satisfaits », dixit le chef d’équipe Terence Verwer.

Il y a environ 95.000 étudiants sur les campus UvA et HvA. Le droit d’inscription qu’ils doivent payer pour leurs études est versé en une seule fois par une partie d’entre-eux. L’autre groupe répartit le montant dû sur dix mois via un recouvrement automatique depuis leur compte bancaire. Environ dix jours ouvrables après le recouvrement, la banque communique si la transaction est réussie ou non. « Vu le grand nombre, ce recouvrement n’arrange pas toujours un certain nombre d’étudiants », dit Terence. « Sous une semaine après la communication de la banque, nous envoyons un e-mail avec un lien de paiement à ces étudiant(e)s, de manière à ce qu’ils puissent encore payer le montant impayé. Littéralement un ‘mail to pay’ donc. »

De herinneringen en aanmaningen die daarop de deur uitgaan, verstuurt de afdeling met de softwareapplicatie van Mail to Pay. “Een gebruiksvriendelijk systeem, dat grote hoeveelheden aankan. We zijn er erg tevreden over”, aldus teamleider Terence Verwer.

Op de campussen van de UvA en de HvA lopen zo’n 95.000 studenten rond. Het collegegeld dat ze voor hun studie moeten betalen, maakt een deel van hen in één keer over. De andere groep laat het verschuldigde bedrag verspreid over tien maanden via een automatische incasso van hun bankrekening afschrijven. Ongeveer tien werkdagen na de incasso koppelt de bank terug of de transactie gelukt is of niet. “Gezien de storneringen, komt die incasso niet altijd even goed uit bij een aantal studenten”, zegt Terence. “Binnen een week na de melding van de bank versturen wij een e-mail met een betaallink naar deze studenten, zodat zij het openstaande bedrag alsnog kunnen betalen. Letterlijk een ‘mail to pay’, dus.”

Op de campussen van de UvA en de HvA lopen zo’n 95.000 studenten rond. Het collegegeld dat ze voor hun studie moeten betalen, maakt een deel van hen in één keer over. De andere groep laat het verschuldigde bedrag verspreid over tien maanden via een automatische incasso van hun bankrekening afschrijven. Ongeveer tien werkdagen na de incasso koppelt de bank terug of de transactie gelukt is of niet. “Gezien de storneringen, komt die incasso niet altijd even goed uit bij een aantal studenten”, zegt Terence. “Binnen een week na de melding van de bank versturen wij een e-mail met een betaallink naar deze studenten, zodat zij het openstaande bedrag alsnog kunnen betalen. Letterlijk een ‘mail to pay’, dus.”

Each month, reminders and payment follow ups that are sent by the accounts department are sent using the software application from Mail to Pay. “A user-friendly system that can handle very large quantities. We’re really happy with it”, says team leader Terence Verwer.

On any given day you’ll find approximately 95,000 students on the campuses of the UvA and the HvA. Some students make one full payment for their study fees, while the rest choose to spread the costs over ten monthly payments, collected by direct debit payments from their bank accounts. Approximately ten working days after the monthly payments are collected, the bank will confirm if the direct debit transaction is successful or not. "Seeing the number of bounced direct debit transactions, it’s still clear that this is not the best payment method for a good number of students” says Terence. “Within a week of the bank's notification, we send an e-mail including a payment link to these students so that they can still easily pay the outstanding amount, literally - a ‘mail to pay’ ”.

Gebruiksvriendelijke software

Terence is erg tevreden over de software. “We zitten nu twee jaar bij Mail to Pay. Een groot voordeel van hun betalingssoftware vind ik dat niemand weet dat de betalingen via Mail to Pay lopen. Op de e-mails met de aanmaningen staat gewoon ons eigen logo. Dat wekt vertrouwen. We zien ook dat studenten beter betalen sinds we Mail to Pay als partner hebben.”

Een ander pluspunt vindt Terence de gebruiksvriendelijkheid van de applicatie. “In het dashboard zien we in één oogopslag wat de stand van zaken rond een bepaalde student is. Heeft hij al betaald of niet? En zo niet, is de mail dan al gelezen of nog ongeopend? Of niet aangekomen?”

Gebruiksvriendelijke software

Terence is erg tevreden over de software. “We zitten nu twee jaar bij Mail to Pay. Een groot voordeel van hun betalingssoftware vind ik dat niemand weet dat de betalingen via Mail to Pay lopen. Op de e-mails met de aanmaningen staat gewoon ons eigen logo. Dat wekt vertrouwen. We zien ook dat studenten beter betalen sinds we Mail to Pay als partner hebben.”

Een ander pluspunt vindt Terence de gebruiksvriendelijkheid van de applicatie. “In het dashboard zien we in één oogopslag wat de stand van zaken rond een bepaalde student is. Heeft hij al betaald of niet? En zo niet, is de mail dan al gelezen of nog ongeopend? Of niet aangekomen?”

Gebruiksvriendelijke software

Terence is erg tevreden over de software. “We zitten nu twee jaar bij Mail to Pay. Een groot voordeel van hun betalingssoftware vind ik dat niemand weet dat de betalingen via Mail to Pay lopen. Op de e-mails met de aanmaningen staat gewoon ons eigen logo. Dat wekt vertrouwen. We zien ook dat studenten beter betalen sinds we Mail to Pay als partner hebben.”

Een ander pluspunt vindt Terence de gebruiksvriendelijkheid van de applicatie. “In het dashboard zien we in één oogopslag wat de stand van zaken rond een bepaalde student is. Heeft hij al betaald of niet? En zo niet, is de mail dan al gelezen of nog ongeopend? Of niet aangekomen?”

Logiciel convivial

Terence est très satisfait du logiciel. « Il y a deux ans que nous sommes chez Mail to Pay. Selon moi, un grand avantage de leur logiciel de paiement est que personne ne sait que les paiements se font par le biais de Mail to Pay. Nos e-mails avec sommations reprennent tout simplement notre propre logo. Cela crée de la confiance. Nous remarquons également que les étudiants paient mieux depuis que nous avons Mail to Pay comme partenaire.

Un autre point positif selon Terence est l’aspect convivial de l’application. « Sur le tableau de bord nous voyons en un clin d’œil la situation de l’étudiant. a-t-il déjà payé ou non ? Et si non, est-ce qu’il a déjà lu ou ouvert l’e-mail ? Ou n’y est-il pas arrivé ? »

User-friendly software

Terence is really happy with the software. “We have been working with Mail to Pay for two years now. A big advantage of their payment software is that nobody knows that the payments are collected via Mail to Pay. The e-mails with the reminders are simply our own logo. That inspires confidence. We also see that the percentage of successful payment from our students is much better since we started working with Mail to Pay.”

Terence notes that another advantage is of the user-friendliness of the application. “In the dashboard, we can see from a quick glance what the status is for a particular student. Has he/she already paid or not? And if not, is the email already read or unopened? Was the message successfully delivered?”

Grote hoeveelheden e-mails in één keer

Een groot voordeel van de Mail to Pay-software is dat de gebruiker zelf de teksten kan aanpassen, vindt Terence. “Wij hebben hier flink wat buitenlandse studenten, die in het Engels met ons willen communiceren. We hebben dus een Nederlandse en een Engelse tekst opgesteld voor de aanmaningen. Vervolgens is het simpel: voor de aanmaningen naar buitenlandse studenten kiezen we het sjabloon met de Engelse tekst, uploaden de populatie die erbij hoort en verzenden alle berichten in één keer. Dat is ook fijn trouwens: het systeem kan grote hoeveelheden e-mails tegelijkertijd aan.”

De grandes quantités d’e-mails en une seule fois

Un immense avantage du logiciel Mail to Pay est que l’utilisateur peut adapter lui-même les textes, estime Terence. « Nous avons beaucoup d’étudiants étrangers qui souhaitent communiquer en anglais avec nous. Nous avons donc établi un texte néerlandais et anglais pour les sommations. Ensuite, c’est simple : pour les étudiants étrangers nous utilisons le canevas avec le texte anglais, nous téléchargeons la population afférente et envoyons tous les messages en une seule fois. En plus, c’est avantageux : le système supporte simultanément de grandes quantités d’e-mails. »

Grote hoeveelheden e-mails in één keer

Een groot voordeel van de Mail to Pay-software is dat de gebruiker zelf de teksten kan aanpassen, vindt Terence. “Wij hebben hier flink wat buitenlandse studenten, die in het Engels met ons willen communiceren. We hebben dus een Nederlandse en een Engelse tekst opgesteld voor de aanmaningen. Vervolgens is het simpel: voor de aanmaningen naar buitenlandse studenten kiezen we het sjabloon met de Engelse tekst, uploaden de populatie die erbij hoort en verzenden alle berichten in één keer. Dat is ook fijn trouwens: het systeem kan grote hoeveelheden e-mails tegelijkertijd aan.”

Grote hoeveelheden e-mails in één keer

Een groot voordeel van de Mail to Pay-software is dat de gebruiker zelf de teksten kan aanpassen, vindt Terence. “Wij hebben hier flink wat buitenlandse studenten, die in het Engels met ons willen communiceren. We hebben dus een Nederlandse en een Engelse tekst opgesteld voor de aanmaningen. Vervolgens is het simpel: voor de aanmaningen naar buitenlandse studenten kiezen we het sjabloon met de Engelse tekst, uploaden de populatie die erbij hoort en verzenden alle berichten in één keer. Dat is ook fijn trouwens: het systeem kan grote hoeveelheden e-mails tegelijkertijd aan.”

Sending large batches of emails

A big advantage of the Mail to Pay software is that the user can adjust the text in the messages themselves, according to Terence. “We have a lot of international students here, who want to communicate with us in English. So we have drawn up a Dutch and an English text for the messages we send. Then it is simple: for the reminders to english speaking students, we choose the template with the english text, upload the relevant student information that goes with it and send all messages at once. That’s also really great too: the system can handle large amounts of e-mails at the same time.”

Goede helpdesk

Ook de dienstverlening rondom de software verdient een goed cijfer, zegt Terence. “De helpdesk is goed bereikbaar en kundig. Ik bel gewoon het nummer en word altijd goed geholpen, maakt niet uit wie ik aan de telefoon krijg. Kan iemand mij toch niet helpen, dan zorgt hij dat ik binnen een bepaalde tijd word teruggebeld. En dat gebeurt dan ook.”

Centre d’assistance adéquat

« La prestation de services relative au logiciel mérite également une excellente note », dit Terence. « Le helpdesk est aisément joignable et compétent. Il suffit de téléphoner et l’aide est efficace, peu importe la personne répond au téléphone. Si toutefois on ne peut pas m’aider, alors l’interlocuteur veille à ce que l’on me rappelle dans un certain délai. Et cela se fait réellement. »

Goede helpdesk

Ook de dienstverlening rondom de software verdient een goed cijfer, zegt Terence. “De helpdesk is goed bereikbaar en kundig. Ik bel gewoon het nummer en word altijd goed geholpen, maakt niet uit wie ik aan de telefoon krijg. Kan iemand mij toch niet helpen, dan zorgt hij dat ik binnen een bepaalde tijd word teruggebeld. En dat gebeurt dan ook.”

Goede helpdesk

Ook de dienstverlening rondom de software verdient een goed cijfer, zegt Terence. “De helpdesk is goed bereikbaar en kundig. Ik bel gewoon het nummer en word altijd goed geholpen, maakt niet uit wie ik aan de telefoon krijg. Kan iemand mij toch niet helpen, dan zorgt hij dat ik binnen een bepaalde tijd word teruggebeld. En dat gebeurt dan ook.”

Good Helpdesk

The service around the software also deserves a good score, says Terence. “The helpdesk is easily accessible and knowledgeable. I just call the number and am always helped very well, no matter who I get on the phone. If someone cannot help me immediately, they will ensure that I am called back within a certain time - and that also happens.”

Mail to Pay denkt mee

Om te zorgen dat het betaalgedrag van studenten verbetert, kijkt de afdeling van Terence continu naar de processen. “Mail to Pay denkt met ons mee en reikt ideeën aan. We zijn nu bijvoorbeeld aan het onderzoeken of het betaalgedrag verbetert als we tussentijdse betaalmails sturen. Verder denken we na over het versturen van betaallinks via WhatsApp. Maar dat is nog toekomstmuziek hoor, want dan heb je ook te maken met een stukje veiligheid en de nieuwe AVG. Maar ook: hoe ervaren studenten zo’n bericht? Heeft het voldoende gewicht om hen aan te sporen om te betalen? Dergelijke dingen komen ook terug in ons halfjaarlijkse voortgangsgesprek met Mail to Pay en het grote, jaarlijkse evaluatiegesprek dat we met elkaar hebben. Ik vind dat mooi, ondanks dat Mail to Pay zo snel groeit, weten ze vast te houden aan de kern van hun dienstverlening en blijven ze altijd kijken naar de klantbehoefte. Dat vind ik belangrijk als klant.”

Mail to Pay réfléchit avec le client

Afin de veiller à ce que le comportement de paiement des étudiants s’améliore, le département de Terence observe constamment les processus. « Mail to Pay réfléchit avec nous et nous donne des idées. Par exemple, nous examinons si le comportement de paiement s’améliore si nous envoyons entretemps des e-mails de paiement. De plus, nous réfléchissons à propos de l’envoi de liens de paiement par le biais de WhatsApp. Toutefois, ceci sont de beaux projets, car vous avez alors à faire avec la sécurité et le nouveau RGPD. Mais aussi : comment est-ce que les étudiants interprètent un tel message ? Est-ce qu’il a suffisamment de poids pour les inciter de payer ? De tels sujets reviennent lors de notre entretien semestriel avec Mail to Pay et le grand entretien d’évaluation annuel que nous avons réciproquement. Malgré le fait que Mail to Pay croisse si rapidement, ils restent fidèles au point essentiel de leur prestation de services et continuent toujours à s’axer sur les besoins des clients. J’estime que ceci est important en tant que client. »

Mail to Pay denkt mee

Om te zorgen dat het betaalgedrag van studenten verbetert, kijkt de afdeling van Terence continu naar de processen. “Mail to Pay denkt met ons mee en reikt ideeën aan. We zijn nu bijvoorbeeld aan het onderzoeken of het betaalgedrag verbetert als we tussentijdse betaalmails sturen. Verder denken we na over het versturen van betaallinks via WhatsApp. Maar dat is nog toekomstmuziek hoor, want dan heb je ook te maken met een stukje veiligheid en de nieuwe AVG. Maar ook: hoe ervaren studenten zo’n bericht? Heeft het voldoende gewicht om hen aan te sporen om te betalen? Dergelijke dingen komen ook terug in ons halfjaarlijkse voortgangsgesprek met Mail to Pay en het grote, jaarlijkse evaluatiegesprek dat we met elkaar hebben. Ik vind dat mooi, ondanks dat Mail to Pay zo snel groeit, weten ze vast te houden aan de kern van hun dienstverlening en blijven ze altijd kijken naar de klantbehoefte. Dat vind ik belangrijk als klant.”

Mail to Pay denkt mee

Om te zorgen dat het betaalgedrag van studenten verbetert, kijkt de afdeling van Terence continu naar de processen. “Mail to Pay denkt met ons mee en reikt ideeën aan. We zijn nu bijvoorbeeld aan het onderzoeken of het betaalgedrag verbetert als we tussentijdse betaalmails sturen. Verder denken we na over het versturen van betaallinks via WhatsApp. Maar dat is nog toekomstmuziek hoor, want dan heb je ook te maken met een stukje veiligheid en de nieuwe AVG. Maar ook: hoe ervaren studenten zo’n bericht? Heeft het voldoende gewicht om hen aan te sporen om te betalen? Dergelijke dingen komen ook terug in ons halfjaarlijkse voortgangsgesprek met Mail to Pay en het grote, jaarlijkse evaluatiegesprek dat we met elkaar hebben. Ik vind dat mooi, ondanks dat Mail to Pay zo snel groeit, weten ze vast te houden aan de kern van hun dienstverlening en blijven ze altijd kijken naar de klantbehoefte. Dat vind ik belangrijk als klant.”

Mail to Pay thinks along with us

To ensure that the payment behavior of students improves, Terence’s department continuously looks at their processes. “Mail to Pay thinks along with us and presents ideas we may not have thought of. For example, we are now testing whether payment behavior improves if we send interim payment e-mails. Furthermore, we’re thinking about sending payment links via WhatsApp. But that is still something for the future, because then you also have to deal with different security and the new AVG laws. But also: how do students experience such a message? Does it have enough weight to encourage them to pay? Such things are also reflected in our semi-annual progress meeting with Mail to Pay and the large annual evaluation meeting we have with each other. I like that despite the fact that Mail to Pay is growing so fast, they know how to stick to the core of their services and always keep looking at the customer needs. I think that is important as a customer.”