Referentie Betalingsregelingen die via Mail to Pay gaan, worden beter nagekomen

AGIN Timmermans – met vestigingen in Rotterdam, Tilburg, Bergen op Zoom en Goes – is een gerechtsdeurwaardersorganisatie met een incassopraktijk. Daarnaast biedt de dienstverlener gedegen juridische ondersteuning. Vorig jaar behaalde het kantoor als een van de eerste organisaties in Nederland het keurmerk Sociaal Verantwoord Incasseren. “Onze boodschap blijft natuurlijk dat mensen moeten betalen”, vertelt Rob. “Daarin zijn we duidelijk. Maar we communiceren op een vriendelijke toon en bieden daarnaast hulp aan mensen die niet kúnnen betalen of die geen overzicht van hun financiële situatie hebben. Wij zoeken ook altijd naar een totaaloplossing die goed is voor zowel onze opdrachtgever als de debiteur.”

Systeemkoppeling en flows

Mail to Pay helpt daarbij, zegt Rob. “Wij zetten in het gehele incassotraject de tools van Mail to Pay in. Sinds kort zijn onze systemen gekoppeld aan die van hen. Daardoor kunnen we heel makkelijk gegevens uitwisselen en hoeven wij die niet meer apart in te voeren. Mail to Pay koppelt de status van de zaken aan ons terug. Dat scheelt ons een hoop tijd. Daarnaast hebben we samen heel gerichte flows met geautomatiseerde berichten ontwikkeld. Via de software van Mail to Pay weten we wanneer het beste moment is om een bericht te sturen. Komt bij iemand het salaris op de 21e binnen, dan krijgt hij op de 21e een berichtje met een betalingsherinnering. Want op dat moment staat er geld op de rekening en zal iemand eerder de keuze maken om te betalen. We zien dat betalingsregelingen op deze manier beter worden nagekomen. Ook dat scheelt ons weer tijd, waardoor we meer tijd hebben voor een goede dossierbehandeling van zaken die echt onze aandacht nodig hebben.”

Whitelabel

Het is het totaalpakket aan tools dat de dienstverlening van Mail to Pay zo aantrekkelijk maakt, zegt Rob. “Het mailen met betaallinkjes, bijvoorbeeld. Als wij een debiteur bellen en een betaalafspraak maken, kunnen wij hem direct een e-mail of sms sturen met een betaallink erin. En dan ook nog de betaling volgen. Daarnaast is het prettig dat de tools ‘gewhitelabeld’ zijn. De klant ziet niets van Mail to Pay en de gelden komen direct bij ons binnen. Dat is voor ons als gerechtsdeurwaarders ontzettend belangrijk. Het geld dat aan ons wordt betaald, is derdengeld. Het is niet van ons, maar van onze klanten. Dat de betalingen direct bij ons binnenkomen – en niet eerst ergens op een tussenrekening – betekent dat er nooit een kink in de kabel kan komen. Dat geeft onze klanten optimale zekerheid en vertrouwen.

Vakantiegeldactie

Om debiteuren te helpen sneller van hun schuld af te komen, bedachten AGIN Timmermans en Mail to Pay samen een vakantiegeldactie. “Mensen die een betalingsregeling bij ons hebben lopen, boden we in de periode dat ze hun vakantiegeld kregen aan om een extra aflossing te doen. En als er nog een klein bedrag openstond, om dat bedrag geheel in te lossen. Extra aflossen mag natuurlijk altijd, maar het vakantiegeld is zo’n moment in het jaar dat er extra geld binnenkomt. Wij maakten mensen ervan bewust dat als ze met dat geld een extra betaling of een volledige inlossing zouden doen, ze meer financiële lucht krijgen. We hebben behoorlijk wat extra betalingen én positieve reacties gekregen!”

Laaggeletterdheid

Ook rondom laaggeletterdheid zitten AGIN Timmermans en Mail to Pay samen rond de tafel. “Laaggeletterdheid is iets waar wij als organisatie dagelijks mee te maken hebben en tegenaan lopen”, vertelt Rob. “Daarom hebben wij vorig jaar al onze ambtelijke stukken zo eenvoudig mogelijk herschreven. Ook in onze correspondentie schrijven we op een zo laagdrempelig mogelijke manier. Zo begrijpen meer mensen wat onze stukken inhouden en krijgen we minder vragen. Samen met Mail to Pay werken we aan oplossingen waarmee we deze mensen nog beter kunnen bereiken en nog beter kunnen laten begrijpen wat wij ze willen vertellen.”

Klanttevredenheid

Op het moment dat AGIN Timmermans met Mail to Pay in zee ging – nu vier jaar geleden – waren Robs verwachtingen hooggespannen. “En die hebben ze volledig waargemaakt! Onze resultaten waren al goed, maar die zijn met de inzet van de Mail to Pay-tools echt gestegen. Dat zorgt voor klanttevredenheid, klantbehoud én nieuwe klanten. Daarnaast zijn ze een fijne partner. We denken met elkaar na over de toekomst van onze producten en proberen elkaar daarin te versterken. Wij willen koploper zijn in onze branche. Als je dan een partner hebt die daarin meedenkt en mee-ontwikkelt; dat is heel waardevol.”