Waarom uw debiteurenbeheer (niet) uitbesteden?

Gezien het belang van succesvol debiteurenbeheer, is het logisch dat er voldoende aandacht gaat naar de uitvoeren van deze taken. Om dat te kunnen garanderen, kiezen sommige bedrijven ervoor om hun debiteurenbeheer uit te besteden. Toch mag deze keuze niet te snel gemaakt worden; vaak heeft een bedrijf heel wat mogelijkheden in huis om het proces zo lang mogelijk intern te laten verlopen.

Voorkomen is beter dan genezen

Om een duidelijk beeld te te krijgen over de voor- en nadelen van uw debiteurenbeheer uitbesteden, is het belangrijk om het hele inningstraject van uw bedrijf in kaart te brengen.

Doorgaans bestaat het inningstraject uit 4 fases.

1. Facturatie en correcte betaling (voor de vervaldag)

De eerste fase (en in een ideale wereld ook meteen de enige) die voor elke debiteur wordt doorlopen is de facturatie. Ook als u uw debiteurenbeheer wilt uitbesteden, zal deze eerste stap doorgaans intern plaatsvinden.

De facturatie wordt, als alles goed verloopt, gevolgd door een tijdige en correcte betaling van uw klant. Is dat niet het geval? Dan wordt er overgegaan naar fase 2 van het inningstraject.

2. Inning via intern proces

In de tweede fase is er sprake van een laattijdige betaling. Vanaf dit punt rekenen bedrijven vaak herinneringskosten & heractiveringskosten aan.

Deze stap wordt door vele bedrijven onderbenut. In plaats van in deze fase hun debiteurenbeheer uit te besteden, ligt hier een opportuniteit om de klant op een persoonlijke manier te benaderen vanuit het bedrijf zelf.

Dankzij het gebruik van software voor debiteurenbeheer zien we meer en meer bedrijven die het inningstraject weer naar zich toe trekken en dus zoveel mogelijk intern beheren. Zo kan de openstaande schuld vaak geïnd worden zonder de relatie met de klant in het gedrang te brengen.

3. Inning via externe partner: minnelijk traject

Wanneer u een externe partner inschakelt om de debiteur verder op te volgen, bevindt u zich in fase 3. In eerste instantie gaat het dan om een minnelijk traject. Veelal zijn de bijkomende kosten voor de debiteur hier nog relatief beperkt (bv. een ophoging met een schadebeding).

Uw debiteurenbeheer uitbesteden betekent dat de communicatie richting uw klant (en de opvolging hiervan) nu extern gebeurt - de goede relatie tussen het bedrijf en de klant wordt nu dus beëindigd.

Er zijn nog andere nadelen aan deze fase verbonden. Informatie over uw debiteur is niet altijd gecentraliseerd en u heeft minder invloed op de manier waarop de debiteur benaderd wordt.

4. Inning via externe partner: gerechtelijk traject

Wanneer het minnelijke traject wordt afgesloten, gaat men over naar het gerechtelijke traject. In deze vierde fase worden de ‘grove’ middelen ingezet om alsnog de vordering te innen. In deze fase kunnen de kosten voor de debiteur hoog oplopen, veelal gebaseerd op het wettelijk kader voor tarifering van de gerechtsdeurwaarder.

Bij elke fase in het inningstraject worden de kosten voor de debiteur hoger terwijl de relatie met het bedrijf steeds meer verbroken wordt. Wat betreft uw debiteurenbeheer uitbesteden is voorkomen dus wel degelijk beter dan genezen!

Een focus op klantbehoud

Heel wat bedrijven willen (terecht) de focus leggen op hun kernactiviteiten. Misschien is dat waarom ze sneller naar fase 3 van het inningstraject willen. Maar maakt de betalingservaring van hun klant dan geen deel uit van hun kernactiviteit?

Uit cijfers blijkt dat een aanzienlijk deel (tussen de 50 en 70% van het in te vorderen bedrag) van openstaande facturen wordt geïnd in de eerste drie maanden na uitbesteding aan een externe partner. Als een externe partij de inning relatief snel en eenvoudig kan voltooien, loont het dan niet om fase 2 intern uit te breiden? Uw debiteurenbeheer uitbesteden wordt plotseling minder interessant.

Veel bedrijven laten momenteel alvast een aantal kansen links liggen op het vlak van de betaalervaring van hun klanten, het vroeger en transparanter aanbieden van een afbetalingsplan, sneller detecteren van betwistingen… kortom, het inningstraject kent vaak nog heel wat verbeterpunten.

Moet u het debiteurenbeheer uitbesteden?

De vraag of u het debiteurenbeheer van uw bedrijf moet uitbesteden is mogelijk een verkeerde manier om naar de situatie te kijken. Het gaat niet zozeer over het uitbesteden, maar over een zekere professionaliteit. Bedrijven kunnen nog meer inzetten op het combineren van een sterke en doorgedreven tweede fase (het interne traject) en daarbij beroep doen op externe partners.

Het doel van debiteurenbeheer moet een positieve betaalervaring zijn, met een focus op klantbehoud. Het bieden van diverse betaalmogelijkheden, een debiteur met een tijdelijk betaalprobleem ondersteunen, inzetten op klantgerichte communicatie qua medium, timing en inhoud,... het zijn allemaal manieren om uw debiteurenbeheer future-proof te maken.

Vandaag actie ondernemen

Op het einde van de rit gaat het niet zozeer over “wie”, maar vooral over “hoe”. Het versterken van het interne traject, en daarbij het behouden van de relatie met uw klant, is essentieel. Inzetten op ontwikkelingen en tools om uw proces te verbeteren leidt tot een aangename ervaring voor uw klanten, waardoor u deze klanten langer aan boord kunt houden. Als dat geen win/win situatie is!

Concreet betekent dit; automatiseren van interne taken. Zo hebt u de capaciteit om het interne traject uit te breiden en hebben de medewerkers de kans om uitzonderlijke gevallen op een sterk gepersonaliseerde en individuele manier te benaderen.

Op zoek naar software om het bovenstaande mogelijk te maken? Neem zeker een kijkje op de productpagina.